Informativa privacy virtual reception

INFORMATIVA PRIVACY: servizio “Vocalboat”, assistente virtuale telefonica.

Il servizio “Vocalbot” (o anche la “Piattaforma”) è fornito da Biocontrol (Biocontrol Imaging srl; Biocontrol Check-up srl; Biocontrol Diagnostica medica srl), che agisce quale Titolare del trattamento dei dati personali. La piattaforma tecnologica è sviluppata e gestita da Run2Cloud S.r.l., in qualità di Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR. VocalBot è un sistema automatizzato di risposta e comunicazione vocale, progettato per fornire assistenza agli utenti tramite chiamate telefoniche preimpostate. Le comunicazioni sono personalizzate in base ai dati trasmessi dalla struttura sanitaria e non implicano interazione diretta con operatori umani. Biocontrol tratterà i Suoi dati (numero di telefono; nome e cognome; ecc.) affinché Lei possa usufruire dell’assistente virtuale come da Sua richiesta, in sicurezza e senza che ricorrano malfunzionamenti, ai sensi dell’art. 6, 1° comma, lett. b) del Regolamento 2016/679. Giova precisare che queste informazioni non sono raccolte per essere associate a soggetti interessati identificati. Per loro natura, però, potrebbero, in astratto, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati ulteriori, permettere di identificare gli utenti. Biocontrol tratterà anche i dati personali che Lei eventualmente inserirà nelle Sue domande, solamente affinché Lei possa usufruire del servizio che ha richiesto, ai sensi dell’art. 6 lett. b) del Regolamento 2016/679. Le ricordiamo, tuttavia, il nostro invito a ridurre al minimo la comunicazione di dati personali e quindi a non comunicare, o a comunicare solo se strettamente necessario, informazioni relative alla Sua persona e, in particolare, dati relativi al Suo stato di salute. Ove Lei inserisca questa tipologia di dati personali, essi saranno trattati al solo fine di consentirle di usufruire del servizio richiesto, quale attività prodromica all’esecuzione dell’attività di prevenzione, diagnosi e cura da parte di Biocontrol, ai sensi dell’art. 9, 2° comma, lett. h) del Regolamento 2016/679. I dati personali non saranno utilizzati per finalità di addestramento dell’IA. Per ogni chiarimento o comunicazione riservata è necessario contattare direttamente la Struttura. L’utilizzo del servizio comporta la presa visione della presente informativa sul trattamento dei dati personali.

Informativa sul trattamento dei dati personali

ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Benvenuto su VocalBot. Questo Servizio è erogato in modalità completamente automatizzata e consente alla Struttura Sanitaria di fornire informazioni vocali personalizzate agli utenti, tramite sistemi telefonici intelligenti. Le comunicazioni sono generate automaticamente in base ai dati forniti dalla Struttura stessa e non prevedono interazione umana diretta. VocalBot garantisce la piena conformità alle normative in materia di protezione dei dati personali. Per ragioni di sicurezza e riservatezza, si raccomanda di non condividere dati personali o sanitari durante la chiamata, né di rispondere con informazioni sensibili: per qualsiasi chiarimento, contattare direttamente la Struttura Sanitaria.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento, e cioè il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali al quale ci si può rivolgere per esercitare i diritti riconosciuti dal GDPR, è il Gruppo Biocontrol (Biocontrol Check-up s.r.l., Biocontrol Imaging S.r.l., Biocontrol Diagnostica medica S.r.l.) con sede operativa in Cosenza, 87100, Viale F. G. Falcone n.5/7, tel 094/35705 e sede operativa in Castrovillari, 87012, Via Schiavello, snc, tel.0981/070012.

1.a Responsabile della protezione dati (“DPO”)

Biocontrol ha designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), contattabile all’indirizzo email Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

2. Fonti e categorie di dati trattate, natura del conferimento dei dati e modalità di trattamento

La piattaforma VocalBot non raccoglie dati direttamente dall’utente durante la chiamata, ma utilizza in modo automatizzato le informazioni già disponibili presso la Struttura sanitaria.

Fonti dei dati:

-          Database interni della Struttura (es. agenda prenotazioni, sistema gestione pazienti).

Categorie di dati trattati:

-          Dati identificativi: nome, cognome, numero di telefono.

-          Dati sanitari minimi: motivazione della chiamata (es. esito laboratorio, promemoria prenotazione).

-          Metadati della chiamata: data, ora, durata chiamata, ID utente, risposta DTMF (se presente).

Conferimento dei dati:

I dati sono trasmessi in via esclusiva dalla Struttura sanitaria, senza alcun intervento manuale da parte dell’utente. L’utente non fornisce dati direttamente durante la telefonata. I dati necessari alla generazione delle chiamate (es. nomi e numeri) sono pre-inseriti o sincronizzati, mentre eventuali risposte via toni sono opzionali, minime e strettamente tecniche.

Modalità di trattamento:

Le chiamate vengono generate automaticamente da sistemi software e non conservano audio o registrazioni. I dati vengono trattati in forma elettronica e protetti attraverso: utilizzo di infrastrutture sicure (es. HTTPS per le API connesse); sistemi di logging delle attività di invio chiamate; monitoraggio delle performance del sistema.

2. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali trattati tramite il Servizio VocalBot sono utilizzati esclusivamente per le seguenti finalità:

1. a)Invio automatizzato di comunicazioni sanitarie o amministrative

Gestione di chiamate vocali personalizzate ai pazienti per fornire informazioni relative ad appuntamenti, esiti, richiami, istruzioni operative o promemoria.

Base giuridica:

• Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR – adempimento di un obbligo legale;
• Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR – esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali;
• Art. 9, par. 2, lett. h) GDPR – trattamento di dati sanitari per finalità di prevenzione, diagnosi, cura o gestione del sistema sanitario.

1. b)Sicurezza e tracciamento tecnico delle chiamate
   Raccolta e conservazione di metadati tecnici (log di invio, esito della chiamata, durata), per garantire il corretto funzionamento del Servizio, prevenire errori e assicurare la compliance.

Base giuridica:

• Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR – interesse legittimo del Titolare alla sicurezza dei sistemi e alla prova dell’adempimento.

c) Tutela in sede giudiziaria

Conservazione di evidenze tecniche legate all’invio delle comunicazioni (ID chiamata, timestamp, log) per eventuale difesa in giudizio.

Base giuridica:

• Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR – interesse legittimo alla tutela dei diritti del Titolare.

3. Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali trattati tramite il Servizio VocalBot sono conservati per periodi differenziati in base alla finalità del trattamento:

1. Invio automatizzato di comunicazioni sanitarie o amministrative

I dati utilizzati per la generazione delle chiamate (es. nome, numero, contenuto del messaggio) sono conservati solo per il tempo strettamente necessario all’erogazione della comunicazione, e successivamente cancellati o anonimizzati entro 72 ore dall’invio, salvo diversa indicazione da parte della Struttura sanitaria.

b) Sicurezza e tracciamento tecnico delle chiamate

I metadati relativi all’invio e alla ricezione delle chiamate (es. log di invio, timestamp, ID chiamata, esito tecnico) sono conservati per un periodo massimo di 6 mesi, esclusivamente per finalità di sicurezza, audit e controllo di funzionamento.

c) Tutela in sede giudiziaria

I dati tecnici necessari alla difesa dei diritti del Titolare potranno essere conservati fino alla prescrizione dei diritti stessi, ai sensi della normativa civilistica applicabile (massimo 10 anni).

4. Destinatari dei dati personali e trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo (SEE)

I dati personali trattati tramite il Servizio VocalBot possono essere comunicati esclusivamente ai seguenti soggetti:

• Personale autorizzato dalla Struttura sanitaria, incaricato della gestione delle agende, dei rapporti con gli utenti o del coordinamento delle comunicazioni;
• Fornitori esterni nominati Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR, incaricati della gestione tecnica, dell’erogazione delle chiamate automatizzate o del supporto alla Piattaforma;
• Soggetti pubblici o autorità sanitarie nei casi previsti dalla legge o su richiesta motivata.

I dati non saranno oggetto di diffusione né comunicati a soggetti ulteriori, salvo obblighi normativi o richieste legittime delle autorità.

Ulteriori informazioni sui trasferimenti possono essere richieste al Titolare ai recapiti indicati.

5. Diritti degli interessati

L’esercizio dei diritti elencati nella presente sezione non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito, salvo che le richieste risultino manifestamente infondate o eccessive ai sensi dell’art. 12, par. 5 del GDPR.

In relazione ai trattamenti descritti nella presente informativa, l’Utente – in qualità di interessato – ha il diritto di:

-          accedere ai propri dati personali e ottenere tutte le informazioni previste dall’art. 15 del GDPR;

-          ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;

-          ottenere la cancellazione dei propri dati personali, nei casi previsti dall’art. 17 del GDPR, salvo che sussistano obblighi di conservazione o motivi legittimi prevalenti;

-          richiedere la limitazione del trattamento dei dati nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR;

-          opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei propri dati personali nei casi previsti dall’art. 21 del GDPR;

-          revocare il consenso eventualmente prestato per i trattamenti basati su tale base giuridica, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per qualunque chiarimento o per far valere i propri diritti in tema di protezione dei dati personali, è possibile rivolgersi al Responsabile Protezione Dati Personali contattabile al seguente indirizzo mail: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

6. Modifiche alla presente informativa

La presente informativa potrà essere soggetta a modifiche. In tal caso, verrà pubblicata una nuova versione aggiornata sul sito internet www.biocontrol.it.